COORDENADORIA DE CONTROLE DE DOENÇAS
SECRETARIA DO ESTADO DA SAÚDE

PORTARIA CCD Nº 17, DE 5 DE MAIO DE 2010
Diário Oficial do Estado; Poder Executivo, São Paulo, SP, 8 mai. 2021. Seção I, p.38-39 - Republicada

Regulamenta os procedimentos para a gestão de formulários de Declaração de Óbito e Nascido Vivo no Estado de São Paulo.

A Coordenadora da Coordenadoria de Controle de Doenças - CCD considerando:

a competência da CCD como gestora estadual dos sistemas de informações sobre mortalidade – SIM e sobre Nascidos Vivos – SINASC conforme disposto na Res. SS nº 66 de 03 de maio de 2010.

a responsabilidade da CCD e dos Grupos de Vigilância Epidemiológica em distribuir os formulários de Declaração de Nascido Vivo – DN e Declaração de óbito – DO estabelecida na Res. SS nº 67 de 03 de maio de 2010.

Resolve:

Artigo 1º - Estabelecer os procedimentos a serem adotados pelos Grupos Regionais de Vigilância Epidemiológica - GVE, Distritos Sanitários Especiais Indígenas - DSEI e Secretarias Municipais de Saúde - SMS para garantir segurança e proteção do uso dos formulários de DN e DO.

Artigo 2º - A gestão dos formulários de DN e DO pelos GVE, DSEI e SMS será realizada pelo responsável técnico do SIM e do SINASC cadastrado junto a Coordenadoria de Controle de Doenças de acordo com a Res. SS nº 67 de 03 de maio de 2010.

Parágrafo 1º – A retirada das cotas de formulários de DN e DO, junto à CCD e GVE, será efetuada pelo responsável técnico do SIM e do SINASC ou por procurador legalmente constituído.

Parágrafo 2º - O não cadastramento de responsável técnico do SIM SINASC impedirá a retirada de cotas regulares dos formulários de DN e DO.

Parágrafo 3º - Na eventualidade de não cadastramento pela SMS o GVE assumirá, em caráter excepcional e temporário, a distribuição de DN e DO às Unidades Notificadoras e Notificadores dos municípios até a sua regularização.

Artigo 3º - As cotas de formulários a serem distribuídos pela CCD e Grupos Regionais de Vigilância Epidemiológica - GVE terão como base a média trimestral de eventos ocorridos no território, no ano anterior, acrescido de 30% de reserva de segurança.

Parágrafo 1º - As cotas distribuídas serão identificadas com a respectiva série numérica para cada GVE, DSEI e município, no Módulo de Distribuição de Formulários dos sistemas informatizados SIM e SINASC.

Parágrafo 2º - O fornecimento de novas cotas de formulários às SMS somente será efetuado mediante utilização mínima de 80% dos formulários de DN e DO retirados anteriormente.

Parágrafo 3º - A utilização de formulários será apurada mediante relatório dos respectivos sistemas de informações sobre a série numérica destinada ao município.

Parágrafo 4º – Os municípios deverão garantir o uso da série numérica no seu todo antes de iniciar o uso de novas séries subseqüentes.

Artigo 4º - As SMS fornecerão e controlarão a utilização de formulários de DN e DO para as Unidades Notificadoras e Notificadores sediadas no seu território conforme estabelecido na Res. SS nº 67 de 03 de maio de 2010.

Artigo 5º - As Unidades Notificadoras e Notificadores deverão ser cadastradas junto às SMS para obtenção de formulários de DN e DO.

Parágrafo 1º - Para o cadastro de Notificadores e responsáveis técnicos de Unidades Notificadoras são necessários:

* Requerimento de Cadastro (Anexo I e/ou II);

* Termo de Responsabilidade (Anexo III e/ou IV)

* Cópia e original da Identidade Profissional do Conselho Regional de Classe e Comprovante de Endereço Residencial para Notificadores;

* Cópia e original da Identidade Profissional do Conselho Regional de Classe, Comprovante de Endereço Residencial e Documento Comprobatório de Vinculo Contratual na condição de Responsável Técnico para Unidades Notificadoras na data do cadastro.

Parágrafo 2º - As cópias da Identidade Profissional, Comprovante de Endereço e Documento de Vínculo Contratual deverão ser conferidas com os documentos originais e, aposto data, nome e assinatura do conferente e, retidas juntamente com o Requerimento e Termo de Responsabilidade devidamente assinados.

Parágrafo 3º – As SMS deverão arquivar e manter disponíveis a documentação de cadastramento e controle de distribuição das Unidades Notificadoras e Notificadores para eventual auditoria da CCD ou Ministério da Saúde.

Artigo 6º - As SMS estabelecerão a periodicidade, fluxos e quantitativos das cotas de formulários a serem distribuídas às Unidades Notificadoras ou Notificadores.

Parágrafo 1º - As cotas de formulários terão como base a média mensal de eventos notificados pelo Notificador ou Unidade Notificadora nos sistemas informatizados SIM e SINASC, acrescidos de no máximo 30% de margem de segurança.

Artigo 7º - A retirada das cotas de formulários de DN e DO deverá ser efetuada pelo Notificador e/ou responsável técnico da Unidade Notificadora sendo admitida sua retirada por procurador legalmente constituído.

Artigo 8º - No ato da entrega ao Notificador/ Unidade Notificadora serão emitidas duas vias do Recibo de Controle de Envio pelos sistemas, com fornecimento ao destinatário de uma via assinada pelo emitente e retenção da outra com a assinatura do Notificador/Responsável técnico da Unidade Notificadora ou seu procurador legalmente constituído.

Parágrafo Único- A conferência da série numérica e quantidade fornecida devem ser realizadas no ato da retirada pelo Notificador/Responsável técnico da Unidade Notificadora ou seu procurador legalmente constituído.

Artigo 9º - O fornecimento de novos quantitativos de formulários aos Notificadores/ Unidades Notificadoras somente será efetuado mediante utilização mínima de 80% dos formulários de DN e DO da cota anteriormente retirada.

Parágrafo 1º - A utilização de formulários será apurada mediante relatório dos respectivos sistemas de informações SIM SINASC sobre a série numérica destinada ao Notificador/ Unidade Notificadora.

Parágrafo 2º - A Unidade Notificadora e Notificadores deverá garantir o término do uso da serie numérica antes de iniciar das novas series retiradas nas cotas subseqüentes.

Artigo 10º - As SMS estabelecerão junto aos Notificadores/ Unidades Notificadoras os fluxos e prazos de devolução da primeira via preenchida da DN e DO para o respectivo processamento nos sistemas de informações, respeitando fluxos e prazos previstos na legislação em vigor.

Artigo 11º - Os Notificadores/ Unidades Notificadoras são responsáveis pela veracidade, fidedignidade e qualidade da informação da DN e DO emitidas, devendo prover esforços e procedimentos para devolução nos prazos previstos nas normativas em vigor.

Parágrafo Único: As DO ou DN canceladas por motivo de rasuras e/ou erros de preenchimento deverão ter as três vias originais formalmente devolvidas pelo Notificador/ Unidade Notificadora ao órgão gestor que as forneceu.

Artigo 12º - A CCD, GVE, SMS, DSEI, Unidades Notificadoras e Notificadores são responsáveis solidários pela guarda e uso dos formulários de DN e DO, devendo garantir condições físicas e procedimentos de segurança para coibir utilização indevida.

Artigo 13º - A perda, extravio, furto, roubo e eventuais usos indevidos da DN e DO deverão ser comunicados à autoridade policial e lavrado Boletim de Ocorrência por aquele que detém a sua guarda, seguida de comunicação imediata e formal ao órgão gestor que as forneceu.

Parágrafo Único - Na ocorrência das situações previstas neste artigo, o órgão gestor deverá promover imediatamente o cancelamento do respectivo número e/ou série numérica nos sistemas informatizados SIM SINASC.

Artigo 14º - Esta portaria entrará em vigor na data de sua publicação.
 

REPUBLICADO POR CONTER INCORREÇÕES